業務に入り、
業務アプリをつくる。
完璧な業務設計を先に完成させるのではなく、現場で業務を動かしながら、使える仕組みへ育てていく。
仕組みに変える
「何のシステムを入れるか」より、「何をよくするか」から。
業務を詳しく整理してから、次のステップへ進む。理想はわかっていても、日々の業務を止めてすべてを分析する時間や人員を確保できる企業は多くありません。
だから、最初から完璧な業務フロー図をつくることを目指しません。まずは大まかな流れをとらえ、実際に業務を動かしながら、足りない部分を埋めていきます。
業務の現場に入り、担当者の声と手元の作業を見て、小さくつくる。使ってみて、直す。その積み重ねが、現実に定着する業務改善につながります。
自分たちの業務プロセスを把握する。
システムを入れたのに、業務が変わらない。
便利なツールを導入しても、使う人・使う場面・判断の流れが整理されていなければ、仕組みは定着しません。
業務が属人化している
担当者の経験や記憶に頼っているため、引き継ぎや標準化の前に、実際に何が起きているかを知る必要があります。
経験 → 判断 → 作業
導入目的がずれている
補助金や話題性がきっかけになると、現場の教育や定着に必要な時間まで見込めず、使われないシステムが残ります。
導入 ≠ 改善
カスタマイズが重くなる
最初から自社仕様に寄せすぎると、費用も更新負荷も増えます。必要な最小単位から始めます。
標準 ＋ 必要最小限
業務の中に入り、一緒に更新する。
設計書を納品して終わりではありません。現場の仕事を理解し、今ある道具と制約を踏まえ、使える形に落とし込みます。
見る
担当者へのヒアリングだけでなく、実際の画面・帳票・受け渡しを観察します。
ほどく
業務の流れ、判断、例外処理を、現場が話せる粒度で整理します。
つくる
まず使える最小の業務アプリをつくり、現場で触ってもらいます。
育てる
使った結果をもとに、画面も業務フローも少しずつ更新します。
業務の流れに合わせて、必要な画面をつくる。
既製品に業務を合わせるのではなく、既存のツールともつなぎながら、現場の仕事が前に進むための小さなアプリを設計します。
- 案件・受注・進捗の管理
- 申請・承認・確認のワークフロー
- 担当者ごとのタスクと通知
- 現場データの集約と見える化
タスク
レポート
業務の状況
まずは、業務の流れを聞かせてください。
まだ課題が言葉になっていなくても大丈夫です。いま使っている道具、困っている場面、変えたいと思っていることから、一緒に整理します。